Monitoris – KI-Assistent für das Back Office

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Monitoris AG Buckhauserstrasse 34 8048 Zürich Schweiz

E-Mail: [email protected]

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschliesslich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen und nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, Zweckbindung, Datenminimierung und Vertraulichkeit.

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.

3. Erhebung personenbezogener Daten

3.1 Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns aktiv übermitteln, insbesondere bei: der Registrierung eines Benutzerkontos der Nutzung unserer Dienstleistungen der Kontaktaufnahme mit uns dem Upload oder der Eingabe von Inhalten (z. B. Texte, Dokumente, Belege) Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Name, E-Mail-Adresse, Kontaktdaten Unternehmensbezogene Informationen Inhalte und Dokumente, die im Rahmen der Nutzung bereitgestellt werden Kommunikationsinhalte mit dem Support

3.2 Automatisch erhobene Daten

Bei der Nutzung unserer Website und Anwendungen können automatisch technische Daten erfasst werden, insbesondere: IP-Adresse Datum und Uhrzeit des Zugriffs Browsertyp und Betriebssystem Geräteinformationen Nutzungs- und Interaktionsdaten Protokoll- und Sicherheitsdaten Diese Daten dienen der Gewährleistung von Sicherheit, Stabilität und Funktionsfähigkeit unserer Systeme.

4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung und Betrieb unserer Dienstleistungen
Verarbeitung von Dokumenten und Inhalten im Rahmen des digitalen Backoffice
Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern
Support und Fehlerbehebung
Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Angebote
Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Pflichten

5. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Monitoris setzt KI-gestützte Systeme ein, um administrative Prozesse effizient zu unterstützen, insbesondere bei der Analyse, Strukturierung und Verarbeitung von Inhalten und Dokumenten.

Dabei können Inhalte, die von Nutzerinnen und Nutzern bereitgestellt werden, durch KI-Modelle verarbeitet werden, sofern dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist.

Je nach Anwendungsfall kommen dabei auch externe KI-Dienste zum Einsatz, die über gesicherte Schnittstellen angebunden sind. Die Verarbeitung erfolgt ausschliesslich zweckgebunden zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion.

Eine Nutzung von Kundendaten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt, sofern nicht ausdrücklich anders angegeben oder gesetzlich vorgeschrieben.

Weitere Informationen zu eingesetzten KI-Technologien, Modelltypen, Hosting-Standorten und Grundsätzen des KI-Einsatzes finden Sie in unserer separaten KI-Transparenz-Erklärung.

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen:

Einwilligung der betroffenen Person
Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrags
Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Berechtigte Interessen, insbesondere zur Sicherstellung des Betriebs, der Sicherheit und der Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen

7. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten können an Dritte weitergegeben werden, sofern dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, insbesondere an:

Hosting- und Infrastrukturprovider
IT- und Support-Dienstleister
Anbieter von Analyse- oder KI-Diensten
Behörden, sofern gesetzlich verpflichtet

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Alle Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und ausschliesslich gemäss unseren Weisungen zu verarbeiten.

8. Datenübermittlung ins Ausland

Je nach eingesetztem Dienst kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten auch ausserhalb der Schweiz oder der EU erfolgen.

In solchen Fällen stellen wir durch geeignete Massnahmen wie Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Garantien sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

9. Aufbewahrungsdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Daten können insbesondere im Rahmen von Systemanpassungen, Weiterentwicklungen oder Beendigung der Nutzung gelöscht oder anonymisiert werden.

10. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen.

Trotz aller Sicherheitsmassnahmen kann eine vollständige Sicherheit bei der Datenübertragung über das Internet nicht garantiert werden.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben im Rahmen der anwendbaren Datenschutzgesetze insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
Berichtigung unrichtiger Daten
Löschung personenbezogener Daten
Einschränkung der Verarbeitung
Widerruf erteilter Einwilligungen
Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen können jederzeit an [email protected] gerichtet werden.

12. Keine Nutzung durch Kinder

Unsere Dienstleistungen richten sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.

14. Open Banking / Verarbeitung von Bankdaten (bLink)

Im Rahmen unserer Dienstleistungen kann Monitoris AG – nach ausdrücklicher Zustimmung des Nutzers – über die bLink/Open-Banking-Schnittstellen auf bestimmte Bankkonto- und Zahlungsinformationen zugreifen.

Die Daten werden ausschliesslich zur Unterstützung interner Back-Office- und Finanzprozesse verwendet. Dies umfasst insbesondere:

die Prüfung, ob über Monitoris ausgestellte Rechnungen bezahlt wurden
die Aktualisierung von Rechnungs- und Zahlungsstatus
die Vermeidung unnötiger Zahlungserinnerungen für bereits beglichene Rechnungen
die Verarbeitung und Abstimmung von Zahlungsein- und -ausgängen
die Auslösung von Zahlungen (PSS) für Unternehmensausgaben und Lieferantenrechnungen im Namen des jeweiligen Unternehmens
sowie die Verbesserung administrativer und buchhalterischer Abläufe

Monitoris verarbeitet Bankdaten ausschliesslich im Rahmen des vom Nutzer erteilten Zugriffs und nur für die vereinbarten Zwecke. Eine Weitergabe der Daten an unberechtigte Dritte erfolgt nicht. Der Nutzer kann die Verbindung zu seiner Bank bzw. die erteilte Zustimmung jederzeit widerrufen oder trennen. Nach Widerruf bzw. Beendigung der Verbindung wird Monitoris den Zugriff auf die Bankdaten einstellen und – soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen – die entsprechenden Verbindungs- und Zugriffsdaten löschen oder anonymisieren. Die Verarbeitung erfolgt unter Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetze sowie der Sicherheits- und Compliance-Anforderungen der bLink-Plattform.